VSME Module Basic: elke informatieverplichting stap voor stap

Dit is de checklistpost. Wilt u eerst het strategische overzicht van waarom VSME bestaat en hoe Basic zich verhoudt tot Comprehensive, begin dan met onze VSME-rapportagegids. Heeft u specifiek hulp nodig bij de emissieberekening, zie dan onze gids CO₂-boekhouding. Deze post loopt elke Basic-informatieverplichting door, op volgorde.

Hoe deze walkthrough is opgebouwd

Per informatiegebied behandelen we:

• Wat rapporteren — de specifieke datapunten
• Waar te vinden — het systeem, document of de persoon die de data heeft
• Goed genoeg — hoe een aanvaardbaar antwoord er in de eerste cyclus uitziet

VSME Basic is zo ontworpen dat de meeste kmo’s het kunnen invullen op basis van bestaande gegevens. Als u merkt dat u nieuwe data-infrastructuur bouwt voor Basic, bent u waarschijnlijk aan het overengineeren.

B1 — Algemene bedrijfsinformatie

Wat rapporteren

• Maatschappelijke naam, rechtsvorm, ondernemingsnummer
• Sectorcodes (NACE of equivalent)
• Rapportageperiode (doorgaans uw boekjaar)
• Totaal personeelsbestand op het einde van de periode
• Vestigingen (maatschappelijke zetel + operationele sites)
• Eigendomsstructuur (moedervennootschap, indien van toepassing)
• Omzet en balanstotaal (om kmo-status te bevestigen)

Waar te vinden

Uw publicatie bij de Kruispuntbank van Ondernemingen, jaarrekening en HR-systeem. Dit zijn administratieve gegevens — er hoeft niets berekend te worden.

Goed genoeg

Kopieer de exacte data uit uw meest recente jaarrekening en uittreksel uit het ondernemingsregister. Rond het personeelsbestand niet af — gebruik het werkelijke cijfer.

B2 — Energie

Wat rapporteren

• Totaal energieverbruik in MWh (of kWh, omgerekend)
• Uitsplitsing naar: aangekochte elektriciteit, aardgas, stookolie, diesel, benzine, hernieuwbare bronnen, overig
• Per vestiging als u meerdere locaties exploiteert

Waar te vinden

Energiefacturen (elektriciteit, gas), tankkaartafrekeningen (voertuigen) en leveringsbonnen van stookolie. Het online portaal van uw energieleverancier heeft doorgaans jaaroverzichten.

Goed genoeg

Werkelijke gefactureerde cijfers voor de rapportageperiode. Als uw rapportageperiode niet perfect aansluit bij factureringscycli, maak dan een pro-rata van de laatste factuur. Schat niet op basis van kosten — gebruik de kWh- of m³-cijfers rechtstreeks.

B3 — Broeikasgasemissies

Wat rapporteren

• Scope 1-emissies (tCO₂e) — directe emissies uit brandstofverbranding, bedrijfsvoertuigen, koudemiddellekken
• Scope 2-emissies (tCO₂e) — indirecte emissies uit aangekochte elektriciteit, location-based methode
• Totaal Scope 1 + 2

Waar te vinden

Berekend op basis van uw B2-energiedata met emissiefactoren. Zie onze gids CO₂-boekhouding voor de stapsgewijze berekening, factorbronnen en veelgemaakte fouten.

Goed genoeg

Werkelijke cijfers op basis van gefactureerde energiedata vermenigvuldigd met erkende emissiefactoren (DEFRA of EEA). Geen externe verificatie vereist. Documenteer welke factoren u gebruikte en het bronjaar.

B4 — Vervuiling en water

Wat rapporteren

• Emissies van verontreinigende stoffen naar lucht, water of bodem (indien materieel)
• Wateronttrekking per bron (indien materieel)
• Waterlozing (indien materieel)

Waar te vinden

Milieuvergunningen, emissie-monitoringrapporten, waterfacturen.

Goed genoeg

Als uw sector niet water- of vervuilingsintensief is (bv. professionele diensten, software, lichte detailhandel): vermeld dat deze informatieverplichtingen niet materieel zijn voor uw bedrijfsvoering en leg kort uit waarom. Dit is een aanvaardbaar antwoord — Basic vereist geen rapportering over niet-materiële onderwerpen.

Als uw sector water- of vervuilingsintensief is (bv. voedselproductie, chemie, textiel, metaal): rapporteer de werkelijke meetdata uit uw milieucompliancegegevens. Als u een milieuvergunning heeft, worden de data al verzameld.

B5 — Personeel

Wat rapporteren

• Totaal aantal werknemers op het einde van de periode
• Uitsplitsing naar geslacht (man, vrouw, anders/niet vermeld)
• Uitsplitsing naar contracttype (vast, tijdelijk)
• Uitsplitsing naar werkpatroon (voltijds, deeltijds)
• Aantal niet-werknemers (zelfstandige medewerkers, uitzendkrachten) indien significant
• Gezondheid en veiligheid: aantal registreerbare arbeidsongevallen, aantal dodelijke ongevallen

Waar te vinden

HR-systeem of payrollgegevens voor personeelsuitsplitsingen. Registratie van gezondheids- en veiligheidsincidenten voor ongevallendata. Als u geen formeel register heeft, kan uw verzekeraar of arbeidsgeneeskundige dienst de gegevens hebben.

Goed genoeg

Exacte cijfers uit uw HR-systeem op de einddatum van de rapportageperiode. Voor gezondheid en veiligheid rapporteert u de werkelijk geregistreerde incidenten. Als u nul incidenten had, rapporteer nul — dat is een positief datapunt, geen lacune.

B6 — Governance en beleid

Wat rapporteren

• Bestaan van een anticorruptie- of antiomkopingsbeleid (ja/nee)
• Bestaan van een mensenrechtenbeleid of -verbintenis (ja/nee)
• Bestaan van een milieubeleid (ja/nee)
• Of werknemers opleidingen over deze beleidslijnen volgen
• Bestaan van een klokkenluidersregeling of klachtenmechanisme

Waar te vinden

Interne beleidsdocumenten, werknemershandboek, bedrijfswebsite. Veel kmo’s hebben dit beleid opgenomen in hun arbeidsovereenkomsten of gedragscode zonder te beseffen dat het meetelt.

Goed genoeg

Ja/nee per beleid. Als u een beleid heeft, vermeld dan een referentie (intern documentnaam of URL). Als u geen formeel afzonderlijk beleid heeft maar het principe wel gedekt is in uw arbeidsovereenkomst of gedragscode, telt dat mee — noteer waar het te vinden is.

Alles samenbrengen

Het volledige Basic-rapport omvat zes secties. Voor de meeste kmo’s ziet de inspanningsverdeling er zo uit:

Totaal: 15–30 uur dataverzameling, plus opmaak- en reviewtijd.

Wat komt na Basic

Zodra Basic is afgerond en gedeeld met uw tegenpartijen, gebeuren er doorgaans drie dingen:

1. De meeste klanten accepteren het zonder verdere vragen
2. Sommigen vragen om één of twee extra datapunten (meestal Scope 3 of doelstellingen) — noteer die voor uw volgende cyclus
3. U heeft een referentiepunt om jaarlijks te verbeteren

Als genoeg tegenpartijen om meer vragen, komt VSME Comprehensive in beeld — samen met dubbele materialiteit en Scope 3 als specifieke onderwerpen.